Lyssnande – en viktig men ofta förbisedd del av kommunikation
Att tala är silver och att tiga är guld. De flesta nickar igenkännande – men hur ofta lever vi efter det i arbetslivet? Vi lägger mycket tid på att informera, kommunicera och “nå ut” i organisationer. Presentationer, nyhetsbrev, intranät och möten upptar stora delar av arbetsdagen. Men betydligt mer sällan ställer vi oss frågan: Hur bra är vi egentligen på att lyssna? Och kanske ännu viktigare: Använder vi lyssnande som ett strategiskt verktyg eller bara som ett trevligt bemötande?
Strategiskt lyssnande – mer än trevligt bemötande
Lyssnande är en central del av organisationers kommunikation, men behandlas sällan som lika viktigt som att tala och informera. Det kan delvis förklaras av att lyssnande ofta ses som något som “sker av sig själv”, snarare än som en kompetens och ett organisatoriskt ansvar. Forskning från Lunds universitet visar dessutom att svenska chefer ofta är skickliga på att informera – men betydligt sämre på att lyssna. Det är synd, eftersom bättre lyssnande kan leda till stora vinster för organisationen.
Vad innebär det egentligen att lyssna?
Räcker det att höra vad som sägs och bekräfta den som talar?
Inte riktigt….
I boken Strategiskt lyssnande – Så blir chefer, medarbetare och organisationer bättre på att lyssna
lyfter Mats Heide och Anette Svingstedt lyssnande från ett strategiskt perspektiv. De belyser varför det är viktigt och ger tips på hur både individer och organisationer kan bli bättre på att lyssna.
Författarna definierar strategiskt lyssnande som:
”Organisationers relationsorienterade, målinriktade och systematiserade lyssnande som skapar förutsättningar för framgångsrik verksamhet.”
Strategiskt lyssnande handlar alltså inte bara om att vara trevlig i mötet med andra. Det innebär att lyssnande ska vara medvetet, systematiserat och målinriktat. Det behöver finnas på flera nivåer: mellan medarbetare, mellan chef och medarbetare, i ledningsgrupper – och i mötet med dem som organisationen är till för.
För att detta ska fungera krävs både individuellt aktivt engagemang och organisatoriska strukturer i form av arbetssätt, digitala stöd och rutiner som gör det möjligt att ta emot, bearbeta och använda det som kommer fram. När lyssnande blir en del av organisationens struktur ökar också möjligheterna att omsätta det i praktiken.
Varför är strategiskt lyssnande viktigt?
Effekterna av lyssnande är tydliga. När människor känner sig hörda ökar viljan att bidra med idéer, dela kunskap och ta ansvar för utveckling. Det leder till större engagemang, fler innovationer och färre kriser. Organisationer som lyssnar kan därför både lösa problem bättre och tänka mer långsiktigt.
Lyssnande påverkar också arbetsmiljö och välmående. Forskning visar att känslan av att bli lyssnad på kan sänka blodtryck och stressnivåer. Dessutom ökar produktiviteten. Det finns alltså starka argument för att ge lyssnande ett större strategiskt värde.
Varför är det svårt att lyssna?
Trots att de flesta håller med om värdet av lyssnande är det mycket som hindrar oss. Heide och Svingstedt lyfter flera individuella faktorer som påverkar vårt lyssnande: fokus på det egna jaget, svårigheten att lyssna på sig själv, rädslor, förväntan på handling, initialt förekomstsyndrom och konfirmeringsbias. Dessa hinder gör att vi lätt missar det som faktiskt sägs – även när vi tror att vi lyssnar.
Här blir det viktigt att skilja mellan att höra och att lyssna. Att höra sker oavsiktligt, medan lyssnande är en medveten aktivitet som kräver engagemang. Gott lyssnande sker när vi aktivt bekräftar och försöker förstå den som talar. Dåligt lyssnande sker när vi bara fokuserar på oss själva och inte är intresserade av att lära oss något nytt eller ändra uppfattning.
Lyssna för bättre ledarskap
Heide och Svingstedt lyfter att organisationer bör lyssna strategiskt för att stärka ledarskapet, medarbetarskapet och relationen till externa intressenter.
Ny forskning visar att chefer som ägnar lite tid åt att lyssna försämrar organisationens effektivitet, medan en chef som lyssnar och visar känslor tydligt förbättrar medarbetarnas prestationer.
Ett lyssnande ledarskap är också viktigt, eftersom chefer både påverkar organisationens kultur och fungerar som förebilder. När ledare lyssnar, ökar också sannolikheten att andra i organisationen gör detsamma.
Chefer som lyssnar och ställer frågor vinner flera fördelar, såsom ökad tillit, arbetstillfredsställelse och teamkänsla. Lyssnande chefer kan bidra till att medarbetare känner sig mer avslappnade, mer medvetna om sina styrkor och svagheter och mer öppna för samarbete utan att försvara sig.
Så bygger vi ett bättre lyssnande – i praktiken
Heide och Svingstedt ger flera konkreta råd för att bli en bättre lyssnare. Det handlar bland annat om att visa genuint intresse för den du lyssnar på, ge din fulla uppmärksamhet, undvika att avbryta och ställa frågor om något är otydligt. Att bekräfta utan att döma gör också stor skillnad. När människor känner att de inte riskerar att bli dömda ökar den psykologiska tryggheten och viljan att dela med sig av det som är viktigt.
Tips för att börja arbeta med strategiskt lyssnande
- Börja med dig själv: Reflektera över ditt eget lyssnande, bestäm dig för att bli en bättre lyssnare och träna.
- Var en aktiv lyssnare i olika sammanhang: Ta bort distraktioner, lägg ditt eget perspektiv åt sidan och ställ frågor.
- Skapa strukturer för lyssnande: Inför exempelvis korta incheckningar vid möten där alla får möjlighet att lyfta sina utmaningar.
- Bryt informationsbubblor: Lyssna på andra professioner, grupper och externa röster – inte bara dem som står närmast.
- Utbilda chefer och medarbetare: Lyssnande är en kompetens, inte en personlig egenskap. Genom träning kan fler bli bättre på att ställa frågor, lyssna aktivt och hantera det som sägs.
Ett mindset – inte en checklista
Författarna betonar slutligen att lyssnande handlar mer om inställning och attityd än om en checklista som ska genomföras. För att uppnå ett genuint lyssnande måste det finnas en vilja att förstå, inte bara att svara.
Källor:
Heide, M. & Svingstedt, A. (2023). Strategiskt lyssnande: Så blir chefer, medarbetare och organisationer bättre på att lyssna. Liber. ISBN: 978-91-47-14342-9
Skriven av: Alice Ekeroth, Innehållsproducent